Dove finiscono le cose per votare quando non si vota

Ogni volta che c’è un’elezione, sia locale che nazionale, le aule di molte scuole scelte come sedi di seggio elettorale cambiano aspetto: il mobilio consueto viene messo da parte per fare spazio a cabine, scatole di cartone, matite, cartelloni, documenti e moduli da compilare. Sono oggetti con cui gran parte della popolazione adulta ha familiarità, e ovviamente ci abbiamo a che fare soltanto nelle ore o nei giorni in cui si svolgono le operazioni di voto. Ma in tutti gli altri giorni, invece, dove viene conservato tutto il materiale elettorale? E come arriva ai seggi, in modo che sia pronto a essere utilizzato da centinaia o migliaia di elettori?

Anche se viene raramente raccontata, l’organizzazione logistica del materiale elettorale è una parte importante del lavoro di tutti i comuni italiani, che coinvolge diversi uffici e si sviluppa durante tutto l’anno (quindi non solo nel periodo che precede o segue una consultazione). Tutto il materiale utilizzato durante un’elezione viene conservato in appositi magazzini elettorali, gestiti dai comuni. Capita che i magazzini siano all’interno della sede del comune, ma più spesso si trovano in sedi distaccate e periferiche, anche perché per conservare tutto servono spazi piuttosto ampi che non sempre sono disponibili nei centri città.

A Milano, per esempio, il magazzino elettorale è ospitato negli spazi della Cittadella degli archivi, nel quartiere periferico di Niguarda. La Cittadella è il polo archivistico del comune, e le sue stanze conservano migliaia di documenti individuabili grazie a un sistema meccanizzato rarissimo per questo genere di strutture. Una sala viene usata come magazzino elettorale: «Lo spazio è in realtà molto più grande di quello che servirebbe per contenere i materiali elettorali», dice Gaia Romani, assessora ai Servizi civici e generali del Comune di Milano. «È un magazzino enorme: una metà è occupata dalle cabine, mentre l’altra deve rimanere vuota, in modo che durante il periodo delle elezioni possa essere utilizzata per le operazioni di movimentazione» del materiale, che lì viene smistato e poi inviato alle oltre 1.200 sezioni elettorali del territorio comunale.

A Bologna invece il magazzino si trova in via dell’Industria, nella zona orientale della città: lì vengono depositati i materiali per tutti i comuni della provincia. In vista di un’elezione, i rappresentanti dei vari comuni devono andare personalmente al magazzino e ritirare il materiale che è stato loro assegnato in base alla popolazione (un comune più popoloso avrà bisogno di più schede e più cabine rispetto a uno più piccolo), per poi distribuirli ai seggi. Per i seggi che si trovano nel comune di Bologna invece la consegna è gestita in modo centralizzato dal comune e appaltata a una ditta esterna.

Nei magazzini elettorali viene fatta una frequente manutenzione, e quindi c’è sempre un po’ di movimento. Ma poi «prendono vita nei due mesi precedenti l’elezione, e fino a un mese dopo la conclusione dell’appuntamento elettorale», dice Romani.

A meno che non siano rotte o inagibili, le cabine vengono riutilizzate per tutte le consultazioni. Le schede elettorali invece necessariamente cambiano a ogni elezione, e vengono inviate ai comuni dal ministero dell’Interno circa un mese prima del voto. Anche le scatole di cartone in cui vengono depositate le schede vengono distribuite dal ministero e cambiano a ogni elezione, dato che spesso si rovinano durante le operazioni di voto: vengono usate da centinaia di persone, e quando i seggi sono chiusi (per esempio il sabato e la domenica sera) devono essere sigillate con un apposito «rotolo di carta adesiva crespata», secondo le linee guida ministeriali, per evitare che possano essere manomesse. Dopo la fine delle operazioni di voto e di spoglio, le scatole di cartone vengono mandate al macero. Il materiale di cancelleria e le matite usate per votare – che sono “copiative”, quindi indelebili – vengono sempre inviate dal ministero dell’Interno.

In alcuni casi le schede, le scatole e la cancelleria sono conservati separatamente rispetto al resto del materiale, quando arrivano dal ministero prima di un’elezione: a Milano per esempio le schede vengono depositate alla sede dell’ufficio elettorale, in via Messina (zona Cenisio), in una stanza più piccola rispetto all’enorme spazio della Cittadella. Anche a Firenze ci sono due magazzini: quello principale, dove vengono conservati i materiali più ingombranti, è vicino all’ospedale Careggi, mentre un altro è in zona Novoli, a nordovest, e serve per smistare il materiale e prepararlo per l’invio ai seggi.

Nei giorni precedenti all’elezione i comuni si mobilitano per smistare tutto il materiale presente nei magazzini e poi consegnarlo a tutte le sezioni. Nella maggior parte dei casi queste vengono allestite nelle scuole, che spesso rimangono chiuse il lunedì dopo un’elezione per permettere lo spoglio dei voti e lo smantellamento dei seggi. La legge permette di allestire seggi anche negli ospedali o nelle case di cura, nei luoghi di detenzione e di custodia preventiva, oppure anche a domicilio, con i cosiddetti “seggi volanti”, per gli elettori autorizzati ad accedere a questa modalità di voto (per esempio quelli gravemente malati, che non possono spostarsi per raggiungere un seggio ordinario).

Nelle grandi città – comprese quelle citate finora – dove i seggi elettorali sono tanti e spesso distanti uno dall’altro, i comuni appaltano le consegne a una ditta esterna specializzata in operazioni di trasloco e logistica, che quindi preleva il materiale dal magazzino e lo distribuisce ai seggi sparsi sul territorio comunale. Nelle città più piccole non sempre questo passaggio è necessario, e le consegne possono essere gestite direttamente dal comune. Generalmente vengono spostate prima le cabine, che sono più ingombranti, e poi il resto, quindi scatole, schede, manifesti e il materiale di cancelleria.

L’organizzazione di tutto il processo di deposito, preparazione e smistamento è laborioso e coinvolge diversi uffici comunali, tra cui quello elettorale, l’anagrafe e l’ufficio logistica. «Nella vita di una città come Milano nessun altro evento ordinario coinvolge un numero così alto di persone, luoghi e livelli istituzionali come un’elezione», dice Romani.

Il lavoro è più intenso nelle settimane immediatamente precedenti e successive al voto, ma continua in realtà per tutto l’anno. Monica Nardini, dell’ufficio logistica del comune di Firenze, racconta che gli addetti del comune controllano regolarmente tutti gli spazi che dovranno essere allestiti come seggi: «Se un’aula scolastica che veniva usata come seggio è stata adibita ad altro uso, magari è stata trasformata in aula computer, dobbiamo trovare un’alternativa», dice. A Firenze ci sono 360 sezioni, e il cosiddetto “giro logistico” si svolge due o tre mesi prima del voto: ora è in fase di conclusione quello organizzato in vista delle prossime elezioni europee dell’8 e 9 giugno. «È un lavoro continuo, che non si limita solo ai giorni delle elezioni: la preparazione non è banale, e la macchina deve sempre funzionare».

Normalmente le elezioni in Italia si svolgono nelle giornate di domenica ed eventualmente lunedì, e i seggi vengono allestiti tra venerdì e sabato. Le prossime elezioni, quelle europee, si svolgeranno invece sabato e domenica. È un’eccezione che richiederà una revisione dei tempi di allestimento e delle procedure, quindi i comuni si stanno ancora organizzando. Inoltre per la prima volta alle prossime elezioni europee potranno votare, in via sperimentale, anche gli studenti fuori sede, un’operazione che comporterà ulteriori aggiustamenti per i comuni.