I vantaggi delle riunioni da 15 minuti

Nel 2020 uno degli effetti più noti e commentati della pandemia sull’organizzazione del lavoro di decine di migliaia di aziende in tutto il mondo fu l’accresciuta familiarità con le riunioni più brevi e frequenti, necessariamente svolte a distanza a causa delle restrizioni. In tempi più recenti nuove analisi e riflessioni si sono concentrate sui benefici di questa tendenza a ridurre al minimo la durata delle riunioni, tendenza in parte mantenuta anche in seguito al progressivo ritorno negli uffici.

Secondo una ricerca di Microsoft basata sui dati sulla piattaforma di videoconferenze e attività di lavoro Teams, tra il 2021 e il 2022 le riunioni sono complessivamente aumentate di numero, ma sono diventate via via più brevi e occasionali: quelle non ricorrenti costituiscono il 64 per cento di tutte le riunioni. La riunione da non oltre 15 minuti è la tipologia la cui frequenza è cresciuta di più in assoluto, fino a costituire il 60 per cento delle riunioni programmate sulla piattaforma, a scapito di quelle da un’ora, che sono invece molto diminuite.

Uno dei problemi noti delle riunioni di lavoro è che tendono ad assorbire più tempo e risorse rispetto a quanto pianificato inizialmente: circa 7,5 ore a settimana, secondo i dati condivisi da Microsoft. E questo sovraccarico può condizionare negativamente sia la qualità del lavoro che l’esperienza, la reattività e l’umore delle persone all’interno delle aziende, rendendo di fatto le riunioni controproducenti. Allo stesso tempo mantenere e rafforzare le interazioni sociali nei gruppi di lavoro, specialmente di persona, è considerata una priorità sotto molti punti di vista.

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Rispetto a quella da un’ora o da mezz’ora la riunione da 15 minuti è emersa negli ultimi tempi come un modello più adatto a mediare tra la necessità di sviluppare i rapporti e incentivare la condivisione tra le persone, da un lato, e quella di non compromettere la continuità del lavoro né disperdere la concentrazione quando c’è un obiettivo definito da raggiungere.

Le riunioni che richiedono spesso più tempo del necessario sono quelle programmate in largo anticipo e ricorrenti, in cui più dipendenti condividono a turno gli aggiornamenti sul lavoro dei rispettivi gruppi. È il tipo di riunione che tende infatti a includere, con il passare del tempo, un numero crescente di partecipanti: condizione che può rendere la riunione improduttiva e far perdere di vista gli obiettivi per cui era stata pensata inizialmente. Brevi riunioni da 15 minuti, magari anche in piedi, e con ordini del giorno concisi e definiti, tendono invece a essere il tipo più appropriato nel caso in cui sia necessario parlare di un singolo evento o condividerne un resoconto.

«Le riunioni possono essere le sabbie mobili della giornata di lavoro», ha scritto il Wall Street Journal, citando un recente sondaggio condotto dalla società di ricerche di mercato CivicScience su oltre 2mila dipendenti statunitensi. Per tre quarti delle persone intervistate per il sondaggio le riunioni più brevi sono più efficienti. E un terzo ha affermato che in generale non presta comunque più attenzione dopo 15 minuti.

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Diverse analisi si sono inoltre concentrate in tempi recenti sui costi aziendali determinati da un’eccessiva cultura delle riunioni. All’inizio del 2023 la piattaforma canadese di gestione di siti di e-commerce Shopify aveva cancellato 12mila riunioni ricorrenti sui calendari dei dipendenti, con l’obiettivo di indurli a riconsiderare quali fossero indispensabili.

Successivamente, a luglio, Shopify introdusse uno strumento specifico per favorire l’eliminazione delle riunioni superflue: un calcolatore dei costi. Ogni volta che i dipendenti programmano una riunione il calcolatore utilizza i dati sulla retribuzione media, il numero di partecipanti e la durata dell’evento per fornire una stima approssimativa del costo della riunione. «Per noi il punto non è il valore espresso in dollari», disse a Quartz il direttore operativo di Shopify Kaz Nejatian, descrivendo il calcolatore come un modo «per sfidare lo status quo» e favorire «metodi di collaborazione più creativi».

Eliminare le riunioni superflue è peraltro descritto come un passaggio necessario da diverse aziende che in tempi recenti hanno sperimentato con successo la settimana lavorativa di quattro giorni. In thredUP, un e-commerce di abbigliamento con sede a Oakland, in California, i capi dipartimento hanno ridotto le riunioni di circa il 20 per cento, eliminando principalmente quelle che servono da aggiornamento sui progressi. E hanno istituito un «giorno creativo», il martedì, da dedicare al lavoro di concentrazione ininterrotto.

Ridurre la durata programmata delle riunioni, senza eliminarle del tutto, può essere conveniente anche per un’altra ragione: perché le riunioni che invece occupano un tempo più lungo sul calendario tendono a prendersi tutto quel tempo anche nel caso in cui la discussione si esaurisca in anticipo. «Se c’è una riunione in programma per un’ora, magicamente durerà un’ora», ha detto al Wall Street Journal Steven Rogelberg, docente di gestione aziendale della University of North Carolina a Charlotte.

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Passare al modello di riunione da non più di un quarto d’ora richiede tuttavia un certo lavoro di adattamento e ridefinizione delle pratiche esistenti, per le molte aziende abituate a svolgere riunioni tendenzialmente più lunghe. E una delle difficoltà sta nella necessità di ridurre la durata delle riunioni ma senza eliminare parti che non possono essere sacrificate. Un esempio è l’introduzione, in cui esiste il rischio di scambiare per inutili convenevoli dei saluti che invece permettono alle persone di mettersi a loro agio e facilitano il successivo scambio di idee e informazioni.

Uno dei consigli più condivisi dagli esperti di gestione aziendale è di limitare il numero di partecipanti di ciascuna riunione, chiedendosi prima di organizzarle quali presenze siano strettamente necessarie. Un altro consiglio è di non cercare di trasformare una riunione lunga in una breve: perché ci sono cose che non possono essere sintetizzate, ha detto al Wall Street Journal Brian Elliott, un ex dirigente di Slack. Meglio invece individuare un singolo aspetto di una questione più ampia e concentrarsi soltanto su quello, dopo aver chiarito lo scopo della riunione prima dell’orario di inizio. «Non decidi se vendere l’azienda in 15 minuti, decidi se il logo deve essere blu o verde», ha detto Elliott.

Affinché la riunione sia utile è quindi molto importante che una o più parti siano organizzate in anticipo e che, in un certo senso, si svolgano prima della riunione stessa. Inviare documenti da leggere o altri materiali da consultare permette ai partecipanti di arrivare preparati e di rendere la conversazione proficua fin dall’inizio. Può essere inoltre più utile, per le persone che devono partecipare a più riunioni nella stessa giornata, organizzarle in orari ravvicinati, ma con una breve pausa tra una e l’altra, anziché programmarle in modo sparpagliato durante la giornata.