In Giappone la pubblica amministrazione vuole eliminare la carta

Il ministro per le Riforme amministrative del Giappone, Taro Kono, sta cercando di eliminare la carta e gli strumenti obsoleti per gestire i documenti ufficiali in maniera più efficiente. Kono, che è in politica da oltre vent’anni, ritiene che stampare i documenti e trasmetterli con metodi antiquati come il fax rallenti lo sviluppo tecnologico del Giappone. In linea con i piani di digitalizzazione del governo del nuovo primo ministro Yoshihide Suga, in carica dallo scorso settembre dopo le dimissioni di Shinzo Abe, Kono ha proposto tra l’altro di eliminare l’utilizzo dell’hanko, il tradizionale sigillo personale con cui si validano i documenti che spesso sostituisce la firma ed è ancora molto diffuso nella burocrazia giapponese.

Sono anni che il governo giapponese tenta di promuovere la digitalizzazione nel paese. Nel 2017, per esempio, era stato presentato un piano per la semplificazione e lo sviluppo tecnologico sia nel settore pubblico che in quello privato che era stato definito la “Dichiarazione per diventare la nazione più tecnologicamente avanzata del mondo”. Nonostante ciò, secondo una ricerca dell’Istituto internazionale per lo sviluppo del management (IMD), il Giappone è il 27mo paese per l’utilizzo di strumenti digitali e ha perso quattro posti rispetto al 2019; l’Italia è al 42esimo posto.

Kono ha 57 anni, fa parte dei Liberal Democratici – il partito di centrodestra di Suga – ed è parlamentare dal 1996. In politica ha rivestito ruoli importanti: dal 2017 al 2019 è stato ministro degli Esteri, mentre fino al settembre 2020 ha svolto l’incarico di ministro della Difesa. Come ministro per le Riforme amministrative, ora Kono sente la «responsabilità molto forte» di accelerare il progresso tecnologico ed eliminare la burocrazia nel paese, ha detto al Wall Street Journal.

Il Japan Times, uno dei principali giornali giapponesi, ha scritto che da quando ha assunto il nuovo incarico Kono ha subito voluto capire la ragione per cui così tanti funzionari sono demotivati: secondo lui, sempre meno giovani intraprendono la carriera politica e amministrativa anche per via dell’utilizzo di strumenti poco aggiornati e per la grande quantità di documenti cartacei che circolano ancora in Giappone. Per svecchiare l’amministrazione e aggiornarne gli strumenti, Kono ha avviato i processi per eliminare due dei principali ostacoli allo sviluppo tecnologico del lavoro amministrativo: il fax, ma soprattutto gli hanko.

The Cabinet procedures have been drastically simplified as of today. You no longer need to use the “green frame” and paper string to bind the Cabinet papers shown below. The seal of the Ministers are also abolished. pic.twitter.com/o8koyCudv8

— KONO Taro (@konotaromp) October 16, 2020

Chi è in favore dei processi di digitalizzazione ritiene infatti che l’utilizzo massiccio della carta, dei sigilli e dei fax strida con l’immagine del Giappone, che è uno dei paesi che hanno la velocità media di connessione a internet più alta al mondo e dove da anni circolano i treni superveloci.

Gli hanko sono timbri personali che vengono utilizzati dai funzionari amministrativi per autenticare i documenti, ma possono anche essere utilizzati al posto della firma scritta a mano, per esempio per siglare un contratto di lavoro o aprire un conto in banca. Una ricerca del Japan Research Institute sull’utilizzo di questi particolari sigilli ha evidenziato che l’utilizzo dell’hanko è richiesto per circa 55mila procedure amministrative, e che di queste soltanto 4mila potrebbero essere completate esclusivamente online.

Secondo Kono, l’hanko si potrebbe eliminare nel 99 per cento dei casi; inoltre, pensa che l’hanko comporti stampare troppa carta, pertanto la sua abolizione sarebbe «un passo verso ulteriori riforme». Se si smettesse di utilizzare l’hanko e si iniziassero a usare sistemi digitali per scambiarsi informazioni si risparmierebbe carta, ma si potrebbe fare a meno anche di uno strumento antiquato come il fax, che in Giappone è ritenuto sicuro ed è ancora molto utilizzato in tutti gli uffici.

Il Washington Post ha raccontato che all’inizio della pandemia da coronavirus molti funzionari della Sanità giapponese scrivevano le proprie relazioni a mano su carta e trasmettevano le informazioni sulla COVID-19 alle autorità sanitarie tramite fax, creando confusione tra medici e operatori sanitari e rallentando la diffusione delle indicazioni su come gestire l’epidemia. A proposito della popolarità di questo strumento in Giappone, il Wall Street Journal ha anche raccontato che quando una nota attrice ha deciso di annunciare il suo matrimonio alle agenzie di stampa lo ha fatto tramite fax.

Anche il largo utilizzo dei sigilli aveva sollevato critiche nel periodo più delicato dell’epidemia: migliaia di funzionari amministrativi infatti si recavano appositamente sul posto di lavoro per apporre il proprio hanko ai documenti nonostante le restrizioni per limitare la diffusione dei contagi.

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Nella sua prima conferenza stampa come primo ministro, Suga ha dato grande fiducia a Kono e detto che «qualsiasi problema» emerga andrà segnalato a lui, che si occuperà di gestirlo per conto del paese. Secondo l’opinione pubblica, l’esperienza di Kono e la sua buona presenza sui social media – una cosa piuttosto rara per i politici giapponesi – lo renderebbero anche uno dei candidati principali per il ruolo di primo ministro dopo Suga.

Tuttavia, come ha detto al Japan Times Masato Kamikubo, un ricercatore della Ritsumeikan University, Kono è un politico «razionale e molto affine a idee occidentali» in un partito «vecchio e consolidato». Le sue critiche alla burocrazia e agli sprechi del governo lo rendono «isolato» nel suo stesso partito: sono pochi quelli a cui non piace, ma anche quelli che lo sostengono. Per questa ragione, secondo Kamikubo, per poter ambire a diventare primo ministro Kono dovrà prima essere un buon ministro delle Riforme, e per avere successo anche tra i compagni di partito dovrà «studiare meglio la società giapponese» e «proporre un piano di riforme amministrative lungimirante».