Cose da sapere sulla “fatturazione elettronica”

Se avete una partita IVA, o in generale nel vostro lavoro avete a che fare con delle fatture, le parole “fatturazione elettronica” non vi suoneranno affatto nuove, e anzi probabilmente da giorni stanno agitando i vostri pensieri in vista del 31 dicembre. Altrimenti, potreste anche non averne mai sentito parlare: eppure la fatturazione elettronica comporterà per moltissime persone un rilevantissimo cambiamento di pratiche e abitudini.

Dal primo gennaio 2019 entrerà infatti in vigore la fatturazione elettronica, un nuovo sistema informatico per gestire le fatture. Una volta entrato a regime, il nuovo sistema renderà più agevole la gestione delle fatture sia per chi le emette sia per chi le riceve – clienti e fornitori – ma il passaggio alla fatturazione elettronica può essere complesso e prevede molte regole ed eccezioni. Se non siete pratici di queste materie e non volete correre rischi è meglio chiedere l’aiuto di un commercialista – ma sicuramente si sarà già fatto sentire, a questo punto – mentre se la cosa non vi riguarda, ma volete comunque conoscere a grandi linee di cosa si parla, potete leggere di seguito.

A cosa serve la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica serve essenzialmente a rendere più agevole la raccolta, l’archiviazione e la consultazione delle fatture. Con questo nuovo sistema tutte le fatture emesse o ricevute saranno realizzate con lo stesso formato, sia nel senso di “stessa impaginazione” che nel senso di “stesso formato elettronico” (saranno tutti file .xml). Una volta emesse, le fatture saranno automaticamente recapitate al destinatario da un sistema dell’Agenzia delle entrate (il cosiddetto SDI, o “sistema di interscambio”).

Contemporaneamente le fatture saranno automaticamente archiviate nello stesso spazio online. Questo significa che aziende e professionisti dovranno svolgere meno adempimenti, poiché tutte le informazioni saranno già automaticamente a disposizione dell’Agenzia delle entrate, in un formato riconoscibile automaticamente dai sistemi informatici della pubblica amministrazione, senza più bisogno di personale che inserisca manualmente i dati.

Mi serve la fatturazione elettronica?
Non tutti sono obbligati a dotarsi degli strumenti per emettere o ricevere fatture elettroniche, ma può essere utile farlo per tutti coloro che maneggiano spesso fatture per lavoro. La principale categoria esclusa dall’obbligo di fatturazione elettronica è quella dei professionisti che si trovano nel regime dei minimi/forfettario, una categoria che – in seguito a una norma contenuta nell’attuale legge di stabilità – sarà estesa a tutti coloro che fatturano sotto i 65 mila euro ogni anno. Tutti gli altri saranno invece obbligati a ricorrere al nuovo sistema.

Il sistema però è relativamente semplice e comodo, per cui i professionisti consigliano di solito ai propri clienti di dotarsi degli strumenti necessari alla fatturazione elettronica anche se non sono tra le categorie obbligate. Inoltre è un sistema che nei prossimi anni sarà probabilmente destinato a estendersi e prima o poi divenire obbligatorio per tutti. Anche i privati che non emettono fatture potrebbero trovare utile mettersi nelle condizioni di ricevere fatture elettroniche, così da avere uno spazio elettronico dove archiviare fatture come le spese mediche (non è comunque obbligatorio: i privati potranno continuare a chiedere copie cartacee delle fatture).

Come funziona la fattura elettronica?
Per compilare la fattura elettronica sono disponibili diverse possibilità. Si possono usare gratuitamente il sito, l’app o un software dell’Agenzia delle entrate. Per avere accesso a questi servizi è necessario registrarsi e lo si può fare in diversi modi: usando il sistema SPID, il sistema pubblico di identità digitale, oppure con una carta dei servizi oppure con le credenziali di accesso alla piattaforma Fisconline dell’Agenzia delle entrate (tutti modi differenti di entrare in contatto con la pubblica amministrazione digitale facendole sapere che siete proprio voi). Questa è la parte un po’ complicata e in cui, se non siete di quelli che tengono traccia di tutti i vostri documenti, potreste avere bisogno dell’aiuto di un professionista.

Una volta entrati con queste credenziali potrete utilizzare i sistemi di compilazione, archiviazione e gestione delle fatture inclusi nel sistema dell’Agenzia delle entrate: che però, a detta di molti, non sono un granché. In alternativa, sono già disponibili diverse piattaforme private a pagamento, in generale più eleganti, intuitive e con più funzioni (al momento costano pochi euro al mese). In ogni caso, una volta compilata la fattura con tutti i dati (un’altra parte in cui, almeno le prime volte, potreste aver bisogno dell’aiuto di un esperto), attraverso il sistema sarà possibile inviarla al Sistema di interscambio, che provvederà a farla arrivare al destinatario. In questo modo entrambi, cliente e fornitore, oltre all’Agenzia delle entrate stessa, hanno una copia della stessa fattura in un formato omogeneo, leggibile e verificabile dai sistemi automatici, senza bisogno di conservare enormi archivi cartacei, senza bisogno di stampare nulla né di informarne ciclicamente il fisco.