“Workplace” è Facebook per le aziende

Dopo averlo sperimentato per quasi due anni con un numero limitato di società, Facebook ha da poco messo a disposizione di tutti il suo nuovo servizio Workplace per organizzare il lavoro in ambito aziendale, offrendo agli impiegati strumenti simili a quelli classici del social network più utilizzato al mondo. L’iniziativa era stata avviata tra la fine del 2014 e i primi mesi del 2015 con il nome “Facebook at Work”, che è stato poi cambiato in “Workplace” per differenziare meglio il prodotto dal resto dei servizi offerti da Facebook.

Il nuovo sistema ha l’ambizione di diventare il social network di aziende di piccole e grandi dimensioni, sostituendo le soluzioni interne che già molte imprese adottano per mantenere i contatti tra i loro dipendenti. Il settore è in ampia espansione negli ultimi anni, tra startup che hanno portato innovazioni di vario tipo come Slack e società già affermate come Microsoft, che sta estendendo le funzionalità del suo Skype per renderlo più adatto a gestire le comunicazioni nelle imprese. Di recente anche Google ha rinnovato la sua offerta, concentrandosi però sulle applicazioni per preparare documenti e fogli di calcolo, da condividere con i colleghi.

Workplace offre molti servizi già noti a chi utilizza normalmente Facebook, come la possibilità di pubblicare singoli post, di lasciare commenti e di visualizzare una sezione Notizie con tutti gli aggiornamenti lasciati dagli altri utenti. Il funzionamento di base è praticamente identico, ma limitato alle persone che lavorano in un’azienda, come se avesse un proprio social network. Si possono trasmettere video in diretta, caricare immagini, partecipare a videoconferenze e scriversi in chat di gruppo. Il sistema dà anche la possibilità di condividere documenti e file di vario tipo, semplificando attività che spesso sono ancora affidate alle tradizionali email.

Julien Codorniou, responsabile di Workplace, ha spiegato che l’apertura a tutti del nuovo servizio ha richiesto quasi due anni perché il suo gruppo di lavoro ha dovuto di fatto creare un nuovo social network, separato da Facebook, seppure con funzionalità in comune. La lunga fase di prova ha inoltre consentito di testare il sistema con un numero ridotto di utenti, prima di metterlo a disposizione di tutte le aziende interessate.

Facebook confida di raccogliere un numero consistente di adesioni nei prossimi mesi grazie alle tariffe piuttosto vantaggiose pensate per Workplace. Chi offre servizi di questo tipo finora ha applicato un modello in cui l’azienda paga per ogni account attivato, chiedendo cifre di partenza piuttosto consistenti e che tendono a diminuire se si acquistano grandi quantità di account. Slack, per esempio, di base chiede tra gli 8 e i 15 dollari a seconda delle opzioni che si attivano. Quelli di Workplace hanno deciso di seguire una strada diversa: l’azienda non paga per tutti gli account per apre, ma solo per quelli che sono attivi almeno una volta al mese. Per aziende piccole potrebbe non esserci una grande differenza, ma per le società con decine di migliaia di utenti è un vantaggio, perché spesso ci sono intere categorie di impiegati che usano molto di rado gli strumenti social che hanno a disposizione. Ogni utente attivo al mese costa 3 dollari fino a 1.000 utenti, poi si passa a 2 dollari fino a 10mila utenti e infine a 1 dollaro dopo quel limite.

Quelli di Workplace dicono che questa soluzione instaura un circolo virtuoso tra loro e i clienti: l’azienda paga solo per ciò che utilizza, mentre Workplace è stimolato a proporre nuove idee e soluzioni per aumentare il coinvolgimento degli iscritti, inducendoli a utilizzarlo più spesso. Almeno per ora, Workplace non dà però la possibilità di usare funzionalità aggiuntive prodotte da terzi come su Slack, dove si possono integrare servizi di vario tipo per automatizzare alcuni compiti od organizzare meglio il lavoro. L’obiettivo per i primi tempi è mantenere il servizio il più semplice e lineare possibile per abituare gli utenti, sfruttando la familiarità che hanno già con Facebook.

I primi clienti annunciati da Facebook confermano l’interesse per aziende di ogni tipo e di qualsiasi dimensione. Workplace è già stato adottato nella sua fase di prova dalla Royal Bank of Scotland che conta più di 100mila dipendenti, mentre tra i nuovi clienti ci sono la multinazionale Danone con i suoi 100mila impiegati, la catena di caffetterie Starbucks con quasi 240mila dipendenti e il servizio per le prenotazioni online di alberghi Booking.com, in rapida crescita e con oltre 13mila dipendenti. La struttura pensata per Workplace, che anche tecnicamente riprende molte delle caratteristiche di Facebook, permette di estendere la dimensione di ogni social network aziendale senza particolari limiti, alleggerendo il carico di lavoro per le aziende che decidono di non mantenere più un loro sistema interno.

Nei prossimi mesi Workplace dovrà dimostrare anche di essere un posto sicuro, in grado di tutelare non solo i dati dei singoli utenti, ma anche le informazioni aziendali che circoleranno sui suoi sistemi. L’esperienza maturata con Facebook e i suoi 1,7 miliardi di iscritti è la base di partenza, ma ci sono diverse altre soluzioni adottate per tutelare le reti interne. L’obiettivo è di ripetere il successo di Facebook con le singole persone in ambienti più complessi come le aziende, diventando il loro primo sistema di comunicazione interno. Le offerte della concorrenza in tal senso non mancano, ma considerate le dimensioni e la capacità di offrire ovunque i suoi servizi, Facebook è messo meglio di altri per riuscirci.