Come proteggere le mail di Gmail

Da alcune ore i tecnici di Google stanno cercando di risolvere un grattacapo legato a Gmail: un malfunzionamento ha causato l’azzeramento di decine di migliaia di account della posta elettronica, facendo sparire messaggi, allegati e chat. Gli esperti della società sono al lavoro per ripristinare i dati scomparsi, ma non è ancora chiaro quanto dovranno pazientare gli utenti colpiti dal disservizio prima di riavere indietro la loro corrispondenza. Le probabilità che qualcosa di analogo accada anche al vostro account Gmail sono estremamente remote, pare che il problema interessi lo 0,08% di tutti gli indirizzi di posta di Google, però pensateci: nella vostra casella delle email conservate magari anni di corrispondenza, importanti messaggi di lavoro, lettere d’amore, il messaggio con la prima foto di vostro nipote e magari non avete mai fatto una copia di tutto questo, affidando i vostri ricordi e parte della vostra vita a un servizio che conserva questi dati chissà dove.

Se leggi la posta sempre e solo tramite il browser, significa che i tuoi messaggi non vengono mai salvati sul computer. Questo ti consente di accedere alla posta anche da dispositivi diversi e di avere sempre tutti i messaggi a disposizione quando non usi il tuo computer, ma significa che l’unica copia di tutto quel materiale è solo in mano a Google, che la conserva sui propri server.

Per avere una copia di sicurezza delle tue email ci sono due strade percorribili. Una, più semplice, prevede l’utilizzo di un servizio esterno che ti consente di fare un backup di tutto, l’altra prevede di sincronizzare la tua posta con un programma per le email che scarichi i messaggi sul tuo computer.

Servizio di Backup
Uno dei servizi più noti si chiama Gmail Backup. Devi scaricare un piccolo programma, disponibile per Windows, Mac e Linux, avviarlo e inserire le tue credenziali di accesso alla posta elettronica. Poi dici al programma dove salvare le tue email e gli dai il via. L’applicazione si collega a Gmail e inizia a scaricare tutti i messaggi. Il processo può richiedere diverse ore, a seconda di quante email hai sul servizio di posta di Google. Una opzione consente anche di selezionare un intervallo di tempo per scaricare solo messaggi ricevuti in un dato periodo temporale. Un altro sistema promettente si chiama Backupify, ma oltre una certa soglia di dati è a pagamento.

Client di posta
Questa è una soluzione un po’ più complicata, prevede qualche conoscenza aggiuntiva, ma una volta adottata ti permette di fare ogni volta che vuoi un backup dei tuoi ultimi messaggi. L’idea è quella di usare un programma per la gestione della posta elettronica (client), come Outlook (PC), Mail (Mac) o Thunderbird, per conservare i messaggi sul computer.

Dalla versione per browser di Gmail devi accedere a “Impostazioni”, in alto a destra, e poi selezionare la scheda “Inoltro e POP/IMAP”. Da qui puoi decidere se impostare il tuo client di posta per funzionare con il sistema POP o quello IMAP.

POP fa funzionare il client come fai tu quando ritiri la posta dalla buca delle lettere di casa. Sul server di Gmail arrivano nuovi messaggi, il tuo programma di posta li vede e li sposta dal server al tuo computer. Se usi questo sistema, i tuoi messaggi vengono sempre salvati sul computer e da lì non spariscono salvo tu non li voglia cancellare. Per sicurezza puoi anche dire a Gmail di conservare una copia sui suoi server. In generale, questa opzione va bene se leggi quasi sempre la posta dallo stesso computer (qui le istruzioni).

IMAP fa funzionare il programma per la posta elettronica in maniera bidirezionale con la versione web di Gmail ed è ideale se accedi alla posta da computer diversi. Una volta impostato con questo sistema (qui le istruzioni), il client sul tuo computer si sincronizza con la versione per browser di Gmail. Questo significa che se leggi o invii un messaggio dal computer sul lavoro attraverso il browser, quando torni a casa e usi il tuo programma della posta, questo si sincronizza automaticamente tenendo traccia di quello che hai fatto in giro. Questa opzione è ideale se leggi la posta da computer, smartphone, tablet o in giro su dispositivi che non sono tuoi.

C’è però uno svantaggio: se su Gmail spariscono i messaggi, anche sul tuo client le email possono sparire perché il programma si sincronizza in continuazione con i server di Google. Per ovviare a questo problema basta ricordarsi ogni tanto di selezionare la cartella della posta in arrivo sul computer e farne una copia da qualche parte.